Prazos, tarefas, entregas, pendências… Como você faz a gestão do seu time?

Se você é um gestor, CEO de uma empresa ou responsável por alguma área dentro dela, continua com a gente nesse post porque hoje vamos dar dicas de gestão!

E, claro, se você não tem uma equipe, mas mesmo assim deseja organizar seus projetos pessoais e profissionais, não deixe de ler porque esse post também é pra você! As ferramentas de gestão se adaptam a QUALQUER situação!

Bem, gerir pessoas já não costuma ser tarefa fácil, certo? Primeiro porque lidamos com diferentes personalidades, com o ritmo de cada um e, geralmente, com uma grande quantidade de tarefas.

E, o que já era difícil antes, agora com o home office pode ter se tornado um verdadeiro pesadelo, já que a nossa comunicação entre equipe acabou ficando um pouco comprometida.

Além da comunicação mais dispersa, o home office também trouxe novos cenários e novas dificuldades porque trabalhar de casa exige muita disciplina — que nem todos têm — e 3x mais sintonia.

Ou seja, mais do que nunca, gestão e organização não são só importantes, mas essenciais!

E como a 7mídias nunca te deixa na mão, no post de hoje separamos 3 ferramentas de gestão que podem transformar a rotina da sua empresa (pra melhor, é claro!)

ferramentas de gestão, por que usá-las?

Você pode estar pensando que a comunicação com a sua equipe hoje funciona bem por email, Skype ou qualquer outro canal de comunicação por onde façam alinhamentos. 

Claro, reuniões de alinhamento são MUITO necessárias, mas as ferramentas de gestão vão além: elas te ajudam a otimizar a rotina da equipe e manter todas as demandas organizadas.

Além disso, elas são importantes não só pra comunicação interna, mas também pra otimizar o tempo de conclusão de cada projeto, medir a produtividade da equipe e acompanhar em tempo real o status das atividades realizadas por cada integrante.

Ou seja, não precisa mais ficar perdido no mar da caixa de entrada e na troca infindável de emails com prazos, correções e deadlines. Parece um sonho, né?

E se você trabalha sozinho ou tem projetos pessoais que queira organizar, essas ferramentas também são muito úteis!

Essa versatilidade de uso é o que as torna ainda mais legais! Com as ferramentas de gestão você pode organizar desde grandes demandas da sua empresa até a festa do seu filho.

Oba! Já vimos que vem coisa boa por aí! Então bora conhecer algumas?

trello

O Trello é uma ferramenta de gestão muito conhecida por ser prática e trabalhar com listas e cartões.

É uma ferramenta muito simples e intuitiva! Ao criar uma conta no Trello, você poderá criar quadros, que te ajudam a organizar informações e tarefas. 

Dentro desse quadro você pode criar listas e dividi-las nas categorias que quiser: to do, doing, done, ou nos dias da semana, ou até pelo nome da tarefa. 

   Não existem regras, o importante é que seja adequado à sua gestão.

Dentro dessas listas você consegue criar cartões que vão te ajudar a descrever as etapas que precisam ser cumpridas pra que aquela lista se conclua!

Para você entender melhor, esses cartões funcionam como se fossem os post-its que utilizamos no mundo físico. Mas a vantagem é que neles você pode definir e conectar os responsáveis pela tarefa, os prazos, imagens e até uma checklist. Legal, né?

Vamos a um exemplo prático de gestão?

Eu posso criar um quadro com o nome 7mídias, organizá-lo em 3 listas (to do, doing e done) e separar as minhas tarefas em cartões.

Ao começar o dia, eu olho as tarefas que estão no [to do] e, de acordo com o grau de prioridade, escolho uma delas para começar.

Ao iniciar uma tarefa eu arrasto o cartão do [to do] para [doing] e, ao finalizá-la, movo-o pra [done]. 

Simples, não?

Aqui na 7mídias costumamos dividir os quadros por integrante da equipe e as listas por dias da semana. Assim, no meu quadro, por exemplo, em cada dia da semana eu escrevo as tarefas que preciso concluir nos cartões. Conforme as concluo, marco com uma etiquetinha verde:

Essa é a minha tela de trabalho, no início da semana já distribuo as tarefas pra cada dia, assim fica bem mais prático!

Mas você também pode dividir as listas por projeto, por exemplo: Projeto festa do filho. Nela você poderia adicionar os cartões: encomendar bolo, comprar velas e itens de decoração, convidar amigos, e por aí vai!

  O Trello é uma ótima ferramenta de gestão pra organizar tarefas mais simples e suas prioridades.

Ele ainda permite a sincronização com o que chamam de power-ups, uma espécie de plugins que otimizam a gestão conectando sua conta do Trello com outros apps.

É possível conectá-lo com um calendário, com o Maps, Google Drive, Slack, enfim… são muitas opções pra que você tenha tudo em um só lugar!

vantagens do Trello

Uma das vantagens da plataforma, como já pudemos ver, é que ela é muito flexível e adaptável!

Além de ser uma ferramenta fácil pra gestão da sua rotina, o Trello também te ajuda a gerir a equipe: a cada quadro, você pode adicionar pessoas do seu time pra que tenham acesso a essas listas.

E, pra facilitar a comunicação em equipe, os cartões apresentam funcionalidades como adicionar uma descrição à tarefa, adicionar um responsável pela execução, o deadline, opção de anexo de documentos e etiquetas.

Outra vantagem muito importante é que a versão gratuita é satisfatória para pequenas demandas!

Desvantagens

A desvantagem é que, pelo seu funcionamento simples no modo gratuito, ele acaba não sendo muito completo pra grandes empresas.

Na versão gratuita, por exemplo, só é possível adicionar um power-up por quadro, o que torna outras plataformas mais avançadas que o Trello.

Mas tudo bem, pra isso existem planos pagos com algumas vantagens a mais, um deles é a versão Gold — um pouco mais em conta, mas que por algum motivo fica escondidinha — e as contas Business Class e Enterprise, veja as comparações!

Um outro ponto de atenção no Trello é que ele precisa de uma uniformidade entre os membros da equipe pra uma boa comunicação. Pela sua versatilidade, é importante que todos os membros da equipe estejam alinhados sobre o modo de usar.

Por exemplo, aqui na 7mídias, utilizamos a tag verde pra dizer que uma tarefa foi concluída, então todos os membros da equipe precisam ter ciência disso e colocar em prática.

É claro que não é impossível fazer a gestão de um time grande no Trello de forma gratuita, mas existem outras plataformas melhores pra isso. 

Bora pra próxima ferramenta de gestão?

Asana

O Asana é uma outra plataforma de gestão muito usada pelas empresas!

Muitas pessoas que compartilham suas experiências com essas plataformas comentam que inicialmente utilizavam o Trello, mas migraram para o Asana por ser um site mais completo.

E na gestão de projetos o Asana realmente não deixa a desejar. Com uma interface simples e convidativa, ele permite que você crie projetos, sessões e tarefas (assim como o Trello, só muda o nome dos itens).

Para exemplificar, esbocei alguns projetos com os serviços que fazemos na 7mídias. Dentro de cada projeto, criei as para cada cliente.

Nessa plataforma os projetos ocupam o papel que no Trello era dos quadros, e dentro desses projetos podemos criar seções e organizá-las em tarefas.

exemplo prático (nos bastidores da 7!)

Pra exemplificar, esbocei uma conta pra 7mídias no Asana (e gostei, hein!).

Para começar, tive que fazer um cadastro e a experiência foi muito boa! Esse processo foi muito intuitivo. Me fizeram perguntas simples sobre os meus objetivos e, com isso, foram me direcionando.

  Ao realizar a sua inscrição, cuidado pra não selecionar o teste da versão paga se esse não for o seu objetivo, porque após 30 dias a plataforma começará a cobrar a mensalidade. Procure a opção “continuar com versão limitada”. 

Terminada essa fase de inscrição, agora podemos criar um projeto. Fiz isso baseado em algumas das tarefas que temos aqui na 7mídias:

A interface do programa é muito intuitiva e fácil de preencher!

Dentro desses projetos você consegue criar sessões e, dentro de cada sessão, as tarefas necessárias para concluí-la.

  Por exemplo, no meu projeto “Rede Social” da foto acima, criei uma sessão pra cada cliente que temos e, para cada cliente, as tarefas que a equipe precisa cumprir: produção de artes, criação das legendas, submissão ao cliente e, por fim, agendamento!

Assim como no Trello, pra cada uma dessas tarefas, você consegue adicionar um responsável, a data de entrega, o grau de prioridade, links e anexos!

Muito bem, mas o que isso traz de novo? Essa é a hora de falar das vantagens!

vantagens do asana

Apesar de bem parecido com o Trello, o Asana é um pouco mais completo em termos de visualização. Tem basicamente as mesmas funções, mas é mais convidativo.

Na versão gratuita do Asana, você pode ver o seu projeto em listas, em quadros (modelo kanban como o Trello), ou mesmo em calendário.

Também existe a função “cronograma”, em que você visualiza as atividades em uma linha do tempo, mas só está disponível na versão premium.

Outra coisa legal do Asana é que você pode definir o progresso da atividade: em dia, em risco e em atraso, e isso é muito importante pra equipe estar sempre ligada!

A comunicação do time no Asana também não tem erro porque, diferente do Trello, na plataforma há um espaço específico pra tudo, o que deixa o trabalho bem mecânico e prático.

gestão do dia a dia

E, pra facilitar ainda mais o dia a dia, outra função muito interessante é o menu “Minhas Tarefas” na barra lateral. 

Sabe aquela segunda-feira de manhã em que você olha a caixa de entrada cheia e não sabe nem por onde começar? 

Essa função resolve grande parte dos seus problemas porque, com base nas datas das tarefas que foram atribuídas a você, a plataforma separa o que você precisa fazer hoje e nos próximos dias.

No Asana você consegue ter uma visão pontual da rotina, mas também do mês inteiro. Isso te ajuda a entender o seu tempo e a organizar os novos jobs que entram sem atrapalhar o andamento dos antigos. 

Com essa plataforma, você consegue registrar todas as informações em um só lugar e ainda mantém uma comunicação clara com a equipe.

aplicativos e integrações pra gestão

Assim como os power-ups do Trello, no Asana também é possível fazer conexões com outros aplicativos, e um deles é o Gmail! 

É possível sincronizar o seu email à plataforma e criar tarefas da própria caixa de entrada!

Existem também outras opções de integração: pra conhecer é só clicar na interrogação ao lado do campo de busca na plataforma e selecionar “Aplicativos e interações”.

desvantagens

A grande desvantagem da plataforma é que na versão gratuita você só pode ter até 15 membros na equipe.

Pra grandes empresas seria necessário obter a versão premium, mas se a sua equipe é enxuta o Asana pode servir bem!

Além disso, muitos recursos só estão disponíveis na versão premium, o que pode limitar um pouco o uso na versão grátis, mas não impedir ou atrapalhar seu uso.

Outra coisa que incomoda um pouco na plataforma é o apelo insistente em te oferecer upgrade. 

Muitos recursos aparentemente estão disponíveis, mas quando você clica vem um anúncio enorme na tela te chamando pra contratar o próximo plano, e isso é um bocado cansativo.

Mas é uma boa plataforma!

iClips

Por último, resolvemos trazer a plataforma iClips, desenvolvida pela RockContent, que também é muito usada no mercado e uma das mais completas que existem!

Com o iClips você consegue fazer a integração de simplesmente todas as áreas da sua agência, desde a produção, atendimento, geração de relatórios, até o financeiro, emitindo boletos e notas fiscais.

  Ou seja, com ele você consegue literalmente ter tudo em um só lugar. 

Apesar de ser voltada pra agências de publicidade, houses e departamentos de marketing, conhecendo melhor a plataforma você pode até adaptar seu uso pra outros setores.

Confira um pouquinho da interface e algumas funções:

vantagens do iClips

Um dos grandes diferenciais é que você pode cadastrar nele seus clientes pra que eles mesmos façam seus pedidos.

Pode cadastrar também seus fornecedores e veículos de comunicação (TV, rádio) caso você trabalhe com esses meios.

  A opção de cadastrar veículos é muito útil se você trabalha com assessoria de imprensa porque sabemos que a palavra-chave da assessoria é: relacionamento.

Com o cadastro no iClips você consegue manter a comunicação sempre com o mesmo funcionário do veículo, e pode até colocar dados como data de aniversário pra estreitar ainda mais a relação. Pode parecer bobeira, mas isso é muito importante no trabalho!

Como já falamos mais acima, outra ótima ferramenta do iClips é um controle 360º da sua empresa. Você pode cadastrar os dados da sua agência na plataforma e, conforme o seu CNPJ, ela já te fornece todos os documentos que você eventualmente vai precisar com os seus dados. 

Ah, e provavelmente você deve ter se perguntado se, com tantos dados da empresa na plataforma, os seus faturamentos e a parte comercial não ficariam muito expostas, mas a resposta é: não! 

No iClips você consegue selecionar os funcionários que podem ter acesso a esses documentos.

conhecendo melhor a plataforma

Além de todas as funções que as outras plataformas que listamos aqui nesse post têm, o iClips ainda oferece muitas outras que não caberiam neste texto.

Mas o legal é que eles mesmos têm um suporte técnico excelente pra sanar todas as suas dúvidas, com uma central de ajuda completa, canal no YouTube com tutoriais como esse que mostramos acima e muitos emails sobre como lidar com a plataforma.

E pra um conhecimento mais aprofundado, a RockContent preparou um curso online e gratuito de 1 hora sobre onboarding iClips (pra sair de lá profissional! ).

desvantagens

Assim como as outras ferramentas de gestão que citamos, o iClips tem uma parte gratuita, mas outra paga.

Ele tem uma boa funcionalidade na versão free, já oferecendo mais vantagens do que as outras plataformas, mas naturalmente você vai tendo acesso a mais funcionalidades conforme aumentam os pacotes.

Aconselho que, caso esteja pensando em contratar o software do iClips, comece com a versão gratuita e, conforme sentir necessidade, opte por um pacote enxuto e vá ampliando se for o caso.

Uma das desvantagens da plataforma é o preço relativamente alto nas versões pagas já que, além de um valor mensal, você precisa pagar também uma taxa por usuário e por colaborador.

Outra desvantagem da plataforma é que, por ser tão completa, pode ser complexa demais pro seu negócio. Com tantas funcionalidades, a interface acaba ficando um pouco confusa.

Escolhendo uma plataforma de gestão

Essas são apenas algumas das plataforma de gestão de equipe que achamos úteis pra sua empresa. 

Vale lembrar que uma não será necessariamente melhor do que a outra porque tudo depende do perfil da sua empresa. Se cada negócio é um negócio, as necessidade deles também serão diferentes.

O nosso conselho é que você crie uma conta gratuita na plataforma que mais te interessou, ou até em mais de uma, e faça um teste das funcionalidades.

E, se achar que vai cair bem pra sua empresa, aí sim contacte sua equipe e comece as mudanças.

Vale lembrar também que mudança de plataforma exige mudança de comportamento! Portanto garanta que você e sua equipe estão prontos para essa nova forma de organização.

Prepare-os com tutoriais, deixe-os conhecer a interface do programa por algum tempo e faça a transição pra nova forma de gestão aos poucos.

gestão na 7!

Posso contar um segredo? Também estamos em fase de mudança aqui na 7mídias buscando uma nova plataforma que se adapte melhor ao nosso contexto.

É muito importante estar atento ao crescimento da sua empresa e ao momento em que ela começa a demandar novas formas de se organizar.

Pode ser até mesmo que você esteja satisfeito com a sua organização atual, mas quem sabe não tem uma plataforma melhor rolando por aí que pode otimizar ainda mais o seu dia a dia?

Espero que este post ajude você a se nortear assim como nos ajudou! Essa é uma escolha séria e que, portanto, não deve ser feita do dia para a noite!

Aproveita pra mandar esse post pros seus amigos que se estão no mesmo dilema!

Querendo bater um papo com a gente sobre dicas de gestão, estamos à disposição e temos muito a dividir!

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Um beijo e até a próxima!