gestão de rotina: 4 ferramentas para otimizar a da sua equipe

Uma boa gestão de rotina pode soar complicada, como quando você vai montar um quebra-cabeça e não faz ideia de por onde começar, sabe? 🧩

Normalmente, o mais intuitivo a se fazer é encontrar algum tipo de padronização entre as peças, separando as de mesma cor, ou aquelas com traços que, eventualmente, vão formar uma mesma figura, as que têm partes das bordas…

 

Moral da história: a primeira coisa que você precisa fazer é criar um método organizacional. Ele vai facilitar o processo de gestão de rotina como um todo e te ajudar a chegar no resultado de uma forma mais eficiente. 💪

Agora, você deve estar se perguntando “Ok, mas como posso aplicar essa lógica para otimizar a rotina da minha equipe?” 

Neste post, nós te mostramos 4 ferramentas que podem te ajudar – e muito! – na gestão da rotina da sua equipe!. 

Vamos nessa?

por que usar ferramentas de organização?

Antes de mais nada, é importante entender qual é a utilidade das ferramentas de organização. 

Para isso, listamos aqui 5 motivos para você aderir a essa prática com a sua equipe:

🔹organizar as tarefas da equipe

Através dessas ferramentas, cada membro da equipe pode visualizar melhor suas próprias tarefas e, inclusive, a dos colegas! 

Normalmente, essas plataformas são compartilháveis e editáveis por todos, o que torna a distribuição de tarefas e a gestão da rotina mais eficazes. 

Além disso, se uma tarefa sua depende da tarefa de um colega, ambos podem ter acesso ao andamento de cada etapa.

Isso faz com que a equipe esteja integrada e a par do processo como um todo!

🔹definir suas prioridades

Com todos os afazeres já distribuídos, você tem a chance de definir as prioridades de acordo com o tamanho da atividade, deadline, nível de dificuldade e qualquer outro critério que você considere relevante.

🔹acompanhar deadlines

Por meio dessas ferramentas, a equipe pode monitorar com mais facilidade os prazos de entrega de cada projeto, tarefa, peça… 

Dessa maneira, o fluxo de produção pode se adequar melhor aos deadlines.

🔹construir fluxos cíclicos de trabalho 

Se os fluxos de trabalho forem bem organizados, mais fácil é entender ações em cadeia, projetos em etapas e até mesmo a entrega final de uma campanha, por exemplo. 

Assim, com uma visualização macro, é possível focar em cada passo, mas com a ideia do todo em mente.

🔹indicar pontos de melhoria

As ferramentas também são importantes porque, por otimizarem o serviço, identificam gargalos e indicam melhorias no processo.

As ferramentas de organização também podem servir como um banco de dados  para tudo que acontece na sua empresa. 

Com as ferramentas certas, você e sua equipe podem analisar determinado processo vendo o que deu certo, o que deu errado, o que precisa ser melhorado e o que precisa ser mantido, para alcançar os resultados desejados. ✅

as ferramentas

Agora que você já entendeu o porquê de ferramentas de organização serem tão úteis para uma equipe, é hora de conhecer 4 delas que a gente considera essenciais para nossa gestão de rotina aqui na 7mídias! ✨

Já separa um bloquinho [ ou prepara pro print ]:

Trello 

O Trello é uma ferramenta colaborativa que organiza projetos em quadros, ou boards. 

Nesses quadros, você pode criar listas de tarefas – para serem realizadas de forma  individual ou em equipe. 

Cada lista pode ser preenchida pelos cartões, ou cards, com descrições, checklists, deadlines e objetivos para serem alcançados. 🎯

Além de todos esses recursos, o site do Trello conta com um blog com dicas de organização, de uso da ferramenta e muito mais!

Na versão gratuita, o Trello já é bem completo e oferece muitas funcionalidades. 

Mas, dependendo da necessidade da sua equipe, as versões pagas podem servir melhor, como a própria página dos planos pagos exemplifica.

o Trello na gestão de rotina da 7mídias

Aqui na 7mídias, nós usamos o Trello para a organização da semana. Dividimos os recursos da ferramenta desse jeito: 

🔸Cada integrante da nossa equipe tem um quadro com suas tarefas;

🔸Cada lista desse quadro corresponde a um dia da semana, de segunda a sexta;

🔸Cada cartão sinaliza alguma tarefa a ser feita naquele dia;

🔸Dentro dos cartões criamos legendas, por meio das capas e etiquetas, que facilitam a visualização coletiva das atividades no quadro.

Perfeito para otimizar sua gestão de rotina!

Você já conhecia essa ferramenta?

 

Mindmeister

O MindMeister é uma ferramenta que te permite fazer mapas mentais, tanto no app quanto no seu computador.

Com ele, você pode utilizar modelos prontos da plataforma ou mesmo criar os seus próprios. 

Além disso, é possível adicionar vários tópicos, subtópicos, cores, legendas e deixá-lo a sua cara! 😎

 

Na versão gratuita, você conta com 3 mapas mentais, enquanto outros pacotes te oferecem mais facilidades e recursos. 

Por isso, cabe a você e sua equipe analisarem as opções e escolherem a que se encaixa melhor!

o Mindmeister na gestão de rotina da 7mídias

Na 7mídias, nós usamos o Mindmeister para a organização da rotina mensal, assim: 

🔹Cada um de nós cria um novo esquema a cada mês, em formato organograma;

🔹O primeiro tópico sempre se chama “Rotina + nome do integrante da equipe 7mídias + mês + ano”;

🔹Os subtópicos são as 4 semanas do mês em questão, que são sinalizadas pelas datas que correspondem ao dia inicial e final de cada uma;

🔹Dentro de cada subtópico, incluímos as tarefas macro daquele semana., 

Que tal testar  esse esquema de gestão de rotina com sua equipe?

 

Notion

O Notion é a ferramenta mais difícil de definir, já que ele é completamente personalizável e tem recursos muito variados.

Com essa ferramenta, você pode criar notas, tópicos, subir imagens e vídeos, adicionar links, pessoas, tarefas… As camadas de conteúdos são infinitas!

Mas, calma! Pra você que ia ficar perdidinho [😬] nesse mundo de possibilidades, o Notion oferece alguns modelos pré-prontos pra começar a usar, já!

o Notion na gestão de rotina da 7mídias

Aqui na equipe 7mídias, usamos o Notion como um tipo de banco de dados – armazenamos arquivos, instruções de procedimentos da empresa, informações importantes para o time, posts autorais e muito mais!

🔸Temos uma página com vários tópicos essenciais da equipe;

🔸Os tópicos dividem todos os conteúdos para facilitar nosso acesso;

Assim, quando chega um novo integrante no time, ou mesmo quando temos dúvida sobre algum processo no dia a dia, consultamos nossos playbooks que já nos dão as informações e as dicas que precisamos!

É uma ferramenta bastante útil, não acham?

 

Toggl Track

Que tal aprimorar sua gestão de rotina gerindo melhor o seu tempo? O Toggl é uma ferramenta de gerenciamento de tempo que pode te ajudar a entender como você distribui seu tempo, quanto cobrar por um serviço de acordo com esse tempo e, ainda, como aprimorar sua rotina de trabalho…

Basicamente, ele é um cronômetro que pode ser utilizado em qualquer ferramenta da web e permite o rastreamento da produtividade, em tempo real. Todos os dados gerados ficam armazenados na sua conta do Toggl Track. 🗂

 

Além das funcionalidades, o Toggl também conta com um blog cheio de dicas e conteúdos relevantes para o nicho!

o Toggl Track na gestão de rotina da 7mídias

Na 7mídias, usamos o Toggl para monitorar e precificar nossos serviços. Cada integrante da equipe abre a página no início do expediente e semanalmente recebemos um relatório do tempo investido em cada tarefa.

Dessa forma, podemos analisar e otimizar nossas rotinas! 🌟

Essa ferramenta tem muitas finalidades super úteis para uma equipe empresarial, não é? 

 

a 7mídias está sempre em busca de otimização

Não é à toa que utilizamos todas essas ferramentas para aprimorar a gestão de rotina na 7mídias – nosso objetivo é oferecer sempre o melhor pra você! 🥰

 

Já teve alguma experiência bacana com nosso time? Compartilha com a gente!

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Até a próxima!

Júlia da 7mídias